Online tools and applicationsOnline tools en applicaties

What are web applications?

Modern web browsers have surprising capabilities, including running computer programs. It is no longer necessary to install individual programs on every computer for word processing, image processing or managing a bibliographical database. So-called ‘thin clients’ or web applications can run these tasks from Internet Explorer, Firefox or another browser.

Why is this useful?

If, for example, you are at a congress abroad and wish to review a number of documents, all you have to do is open your online word processor on any computer and read the documents. Wherever you are in the world, you will always have your documents, images and bibliography to hand. Furthermore, it is no longer necessary to make personal backups of your files, although the option is still available, of course. Moreover, most such office environments allow you to invite others to contribute to and edit your document (you can trace such changes and accept or reject them at your discretion). Such software is known as groupware. This will save you the trouble of distributing these documents to several individuals and the confusion that this sometimes causes. Another advantage is that most web applications can be used free of charge for non-commercial purposes.

Is there a catch?

Unfortunately there is, but whether it will affect you depends on yourself. The configuration of these services requires some time. Often, you will need to create a user account (for example a Google or Adobe account) before you can edit and save documents. Very occasionally you may come across a suspect site – a site that promises a lot but delivers very little, in the meantime requiring your e-mail address or other personal information. Major providers such as Google and Adobe have – following a great deal of criticism – modified their conditions of use so that they now guarantee confidentiality of user information. However, the golden rule for using the internet remains: Use your head! If you are suspicious, ask an expert before doing anything.

Below we have described a number of applications that we consider useful to historians. Most of these applications are relatively new, which means that they will undergo changes in the coming years. Please contact us if this list is inaccurate or incomplete.

The applications

Research and collaboration environments

Mendeley is an environment developed by German researchers to bring together academic researchers and to facilitate collaboration on academic publications. It combines a website (a kind of ‘academic Facebook’) with a program (compatible with Windows, Macintosh and Linux) that researchers can use to share their bibliographies, projects and articles with colleagues on the internet. Although the project is still in the development phase, it is already proving to be a promising application, thanks also to its open structure.

Office environments (word processors, spreadsheets)

Google Documents is the most commonly used online office environment today. You can import and export Word and Excel files, edit them and save them on the Google server. Strengths: large and stable company behind it; groupware functionality; integration with other Google services (Google Mail, Google Calendar, Picasa); htm export; works fine on older, slower computers • Weaknesses: interface not particularly appealing or intuitive; unsuitable for editing complex spreadsheets; limited layout functionality; support service is rather slow and not available in Dutch.

Buzzword is also compatible with Word documents and has much better layout functionality than Google Documents. Another of Buzzword’s strengths is the user-friendly interface. This application also has more groupware functionality and better options for using footnotes, making this word processor more suitable for academic texts than its competitor. An Adobe account is required to use the program, but you will need an Adobe account for Photoshop Express anyway (see below). Strengths: Interface; image processing in documents; groupware functionality; annotation; ease of use • Weaknesses: Uses a Flash application, requiring a plug-in; unsuitable for older, slower computers; no Dutch version available (but does have a Dutch spellchecker).

Presentation software

Sliderocket is a very versatile program and the resulting presentations are as good as those made with Powerpoint, or perhaps even better. Presentations can be made and edited online free of charge and then shared with others. A disadvantage is that you have to be online to show your presentation, unless you pay for a subscription which includes an offline player (only available for Windows). However, you can get around this by taking a free temporary subscription, downloading the player and then running your presentations. A big advantage of Sliderocket is that it creates relatively small files in comparison with the huge files that Powerpoint sometimes makes. Strengths: graphically attractive presentations; a large variety of examples and templates; small file size; good visualization of tables and graphs • Weaknesses: subscription required to use the offline player; account required; Flash application (thus plug-in required).

Image processing

ScaleYourImage.com is very suitable for simple image processing (scaling, resizing and cropping images). The site also loads very fast and you can convert files between .jpg and .png, .bmp and .gif. Your file remains on the ScaleYourImage.com server for an hour. You do not need to login and the service is free of charge.

The most extensive application for online image processing at present is probably Photoshop Express. You will need an Adobe subscription before you can use it (you can also use this subscription for Buzzword – see above). There is relatively little functionality in comparison with the ‘standard’ Photoshop, but it is definitely good enough for simple image processing. Strengths: supports many file formats; supports large image processing (up to 3000 pixels wide); compatible with Picasa and Flickr • Weaknesses: fast computer required, very limited in comparison with the Photoshop desktop application.

A promising new application is the Finnish Sumopaint. This program is also based on the Photoshop user environment but is much faster than Photoshop Express. There is an optional subscription for saving images to a Sumo account, but this is not essential. Strengths: fast; no subscription required • Weaknesses: only limited export functionality (.jpg and .png); no layered files.

In addition to its image processing functionality, Aviary ambitiously intended to offer tools to graphic designers such as a page layout application. These tools may yet come, but in the meantime the makers have focused primarily on image processing, offering four ‘modules’: Phoenix (photo editing), Peacock (a ‘visual laboratory’), Toucan (for creating colour palettes) and Raven (for creating line drawings). A paid subscription is required to use Raven. Aviary is clearly still under development, however, out of all the online applications we have seen, the Phoenix module best approaches the functionality of the Photoshop desktop application. Strengths: functionality; attractive and functional user environment • Weaknesses: will not work on an older computer; the quality of the modules varies.

Bibliographies

Bibme is completely free of charge (although you can make a donation to help keep the site going) and is intended for both academics and school pupils. Entering bibliographic data is simple and can be done manually or via a ‘scan’. You can use one of several standard formats for exporting data (such as APA and Chicago MoS), and the data can then even be imported into other programs (such as Endnote) if required. The organization behind the website is non-commercial which means the Bibme environment is almost entirely free of advertising and other visual distractions. Strengths: good data entry and search functionality; few visual distractions; use of standard formats; clear manual • Weaknesses: takes some getting used to; many actions require use of the mouse.

By contrast, the biggest disadvantage of EasyBib is the huge amount of visual distraction. This website is less geared towards academics; however, it does offer useful search functionality, for example for ISBN and ISSN codes. Strengths: fast; standard import and export formats; good search functionality • Weaknesses: visual distraction; complex user environment; not primarily tailored to academics.

Other applications

Diaries. Google Calendar requires a Google account (which is free), as does Google Documents, and offers lots of functionality. We use it ourselves for the DWC diary. You can keep your diary and synchronize it with Outlook or iCal (Mac), for example. You can also share diaries to make group appointments and plan recurring appointments. An alternative is Airset, which aims to offer a complete office environment in which projects can be coordinated, diaries kept up to date, files  stored, etc.

Timelines. Using Timetoast you can create timelines and share them with others. Although you can insert text and images, the layout functionality is limited. A subscription is required but is free of charge.

Whiteboards, diagrams and ‘Mindmaps’. Skrbl offers little more than a surface for drawing on – however, anybody can contribute to it. Drawings can be hidden from unwelcome viewers at an extra cost. You can use Project Draw to construct online diagrams for free, either entirely from scratch or using the example libraries. You can then save the diagram on your computer or on a server. Mindomo is a good – and extensive – solution for creating mindmaps (associative diagrams) which also offers a large library of examples. You can also try Mind42 for simple and shareable mindmaps.

Surveys. Surveymonkey allows you to take surveys online, analyse the results and export them, for example to SPSS. Even complex questionnaires are no problem with this application. Various types of questions and question lists can be created and the free version has few limitations. Invitations to participate in surveys can be sent by e-mail or integrated (embedded) in a website. The paid version is free of advertisements.

Printing tools. Using Printwhatyoulike you can print website pages. Although this may not sound particularly revolutionary, the application does let you remove certain parts of the site that you do not wish to print. Vectormagic converts bitmap images such as photos into line drawings (useful if you want to modify a diagram that you have only in jpg format, for example).

Word clouds. Wordle is a tool for making ‘word clouds’: images that display the most common words in a text by resizing them in proportion to their frequency. This is a very useful tool for determining where the semantic emphasis of a text lies.

Credits and further information

The original version of this list was based to a large extent on an article by Kramer, König and Van Kruysbergen, describing how web applications compete with desktop applications, in the January-February 2009 edition of the computer technology magazine  c’t (Dutch title: Nooit meer installeren. Webtoepassingen, concurreren met lokale programma’s). Another useful site for applications for historians is the Center for History and New Media of George Mason University in Fairfax, Virginia, USA.


Inleiding: over webapplicaties

Wat zijn webapplicaties?

Een webbrowser kan momenteel verrassend veel, inclusief het uitvoeren van programma’s. Voor veel zaken is het meer nodig om op elke computer een afzonderlijk programma te installeren om te tekstverwerken, om beeld te bewerken of om een bibliografische database bij te houden. Zogenaamde ‘thin clients’ of webapplicaties kunnen die taken verrichten vanuit Internet Explorer, Firefox of een andere browser.

Waarom zou dat handig zijn?

Stelt u zich voor: u bent voor een congres in het buitenland en wilt nog snel een aantal documenten doorkijken. In dat geval opent u vanuit een willekeurige plaats uw online tekstverwerker in een browser met het gewenste document. Overal ter wereld heeft u uw documenten, illustraties en bibliografie bij zich. Daarnaast bent u niet meer zelf verantwoordelijk voor het maken van veiligheidskopieën (hoewel dat wel mogelijk blijft, natuurlijk). De meeste online kantooromgevingen staan bovendien toe, dat u anderen uitnodigd om mee te werken aan uw document en daar (door u traceerbare en goed/afkeurbare) wijzigingen in aan te brengen (zogenaamde groupware). Dat scheelt in het rondsturen van documenten en de verwarring die daarbij kan ontstaan. Een laatste voordeel is dat de meeste webapplicaties voor niet-commercieel gebruik gratis zijn.

Zit er een adder onder het gras?

Helaas, ja – maar of de slang ook bijt hangt van uzelf af. Het configureren van zulke diensten vraagt een zekere hoeveelheid tijd. Vaak moet u voor het gebruik een gebruikersaccount aanmaken (bijvoorbeeld een Google- of Adobe-account) om documenten te kunnen opslaan. En heel soms zit er een rotte appel tussen: een site die veel belooft en weinig waarmaakt maar daarvoor wel om uw e-mailadres of andere privégegevens vraagt. Grote aanbieders als Google en Adobe hebben na veel kritiek hun gebruiksvoorwaarden zodanig aangepast dat ze de vertrouwelijkheid van gebruikersgegevens waarborgen.

Maar zoals overal op het internet geldt ook hier: gebruik uw verstand; als iets u verdacht voorkomt, begin er niet aan of vraag een expert. We hebben hier een aantal toepassingen beschreven waarbij we ons hebben gericht op het nut voor (wetenschaps-)historici. De meeste van deze toepassingen zijn relatief nieuw; dat betekent dat er nog veel zal veranderren in de komende jaren. Mocht deze lijst inaccuraat of onvolledig zijn, dan horen we dat graag van u.

De applicaties

Onderzoeks- en samenwerkingsomgevingen

  • Authorea is een samenwerkings-tool die het onderzoekers toestaat om te schrijven, samen te werken en publiceren. De opzet is grofweg die van een “Google Docs” voor wetenschappers en hoewel de nadruk ligt op de exacte wetenschappen is het goed bruikbaar voor onderzoekers van alle gezindten. Een account is gratis, maar voor bepaalde functionaliteit moet worden betaald.
  • Mendeley is een omgeving, ontwikkeld door een aantal Duitse onderzoekers, voor het samenbrengen van wetenschappelijke onderzoekers en het samenwerken aan wetenschappelijke publicaties. Het combineert een website (een soort ‘wetenschappelijk Facebook‘) met een programma (geschikt voor Windows, Macintosh en Linux) waarmee onderzoekers hun bibliografieëen, projecten en artikelen kunnen delen met collega’s via het internet. Het project is inmiddels door (de niet onomstreden) uitgever Elsevier overgenomen.

Kantooromgevingen (tekstverwerking, spreadsheet)

  • Google Drive is inmiddels de meest gebruikte online kantooromgeving. U kunt Word- en Exceldocumenten invoeren en uitvoeren, ze bewerken en op een server van Google opslaan. Sterke punten: grote, stabiele producent; groupware-mogelijkheden; integratie met andere Google-diensten (Google Mail, Google Calendar, Picasa); htm-uitvoer; ook goed te gebruiken op oudere, langzamere computers • Zwakke punten: niet de meest fraaie en intuïtieve interface; niet geschikt voor het bewerken van complexere spreadsheets; beperkte vormgevingsmogelijkheden; ondersteuning niet echt alert en niet in het Nederlands.
  • iCloud is een applicatiesuite van Apple, die al verrassend veel functionaliteit biedt ondanks het feit dat hij nog volop in ontwikkeling is. Het iCloud-systeem is bedacht als een manier om informatie op diverse (Apple-)apparaten te synchroniseren, maar de kantoorapplicaties (de tekstverwerker Pages, het spreadsheetprogramma Numbers en de presentatiesoftware Keynote) werken ook als webapplicaties die bijna alle functionaliteit delen met de Mac- en iPad/iPod-versies. Je hebt echter wel een Apple-apparaat nodig om je iCloud-account te activeren, en dat is meteen het grootste nadeel van het systeem. Wel is het mogelijk om documenten te delen en gezamenlijk te bewerken, ook met Windows-gebruikers. Sterke punten: gebruiksvriendelijk; veel functionaliteiten; nagenoeg identiek aan versies voor de Mac en iPad/iPhone, vormgeving. Zwakke punten: Apple-apparaat nodig om account aan te maken; niet op alle browsers (Firefox wordt niet ondersteund) of systemen (sorry, Linux).
  • Office 365 is de abonnement-gebaseerde kantoorsoftware van het bekende Microsoft Office en bevat een deel van de functionaliteit daarvan, die voor de meeste gebruikers waarschijnlijk volstaat. Een Office-abonnement geeft je ook toegang tot Office 365 en vice versa, en je kunt bestanden in je cloud-ruimte (OneDrive) in beide openen en bewerken. Door mensen zonder abonnement kan de software alleen worden gebruikt om bestanden te bekijken.

Presentatiesoftware

  • De mogelijkheden van Sliderocket zijn zeer uitgebreid en de resulterende presentaties benaderen of overtreffen zelfs het niveau van Powerpoint. Het maken en bewerken van presentaties kan, geheel gratis, online worden gedaan; presentaties kunnen vervolgens worden gedeeld. Het nadeel is wel dat u online zult moeten zijn om ze te laten zien, tenzij u een betaald abonnement neemt waar een offline speler bij zit (alleen Windows). Echter: u kunt een gratis tijdelijk abonnement nemen, de speler downloaden en vanaf dat moment uw presentaties afspelen. Een groot voordeel is dat de bestanden die Sliderocket aanmaakt altijd relatief klein blijven – in tegenstelling tot de enorme bestanden die Powerpoint soms kan aanmaken. Sterke punten: grafisch aantrekkelijke presentaties; veel voorbeelden en sjablonen; bestanden blijven klein; goede visualisering van tabellen en grafieken • Zwakke punten: abonnement nodig om offline-speler te gebruiken; account nodig; Flash-applicatie (dus plugin nodig).
  • Prezi is een relatief nieuw presentatiegereedschap. Waar Sliderocket de dia-metafoor van Powerpoint en Keynote voortzet schopt Prezi daar nadrukkelijk tegen en presenteert het een mindmap-achtige, associatieve structuur. Die onorthodoxe benadering heeft echter snel aanhangers gevonden en voor bepaalde typen presentaties kan het een uitkomst zijn. Sterke punten: (vooralsnog) gratis; innovatieve, nieuwe benadering; intuïtieve en aantrekkelijke interface • Ipad-applicatie om offline af te spelen • Zwakke punten: alleen online te gebruiken als je geen iPad hebt; Flash-gebaseerd; stevige leercurve; onorthodoxe presentatiemethode vereist uitleg.

Beeldbewerking

  • Google Drive is inmiddels de meest gebruikte online kantooromgeving. U kunt Word- en Exceldocumenten invoeren en uitvoeren, ze bewerken en op een server van Google opslaan. Sterke punten: grote, stabiele producent; groupware-mogelijkheden; integratie met andere Google-diensten (GMail, Google Calendar); html-uitvoer; ook goed te gebruiken op oudere, langzamere computers • Zwakke punten: niet de meest fraaie en intuïtieve interface; niet geschikt voor het bewerken van complexere spreadsheets; beperkte vormgevingsmogelijkheden; ondersteuning niet echt alert.
  • iCloud is een applicatiesuite van Apple, die al verrassend veel functionaliteit biedt ondanks het feit dat hij nog volop in ontwikkeling is. Het iCloud-systeem is bedacht als een manier om informatie op diverse (Apple-)apparaten te synchroniseren, maar de kantoorapplicaties (de tekstverwerker Pages, het spreadsheetprogramma Numbers en de presentatiesoftware Keynote) werken ook als webapplicaties die bijna alle functionaliteit delen met de Mac- en iPad/iPod-versies. Je hebt echter wel een Apple-apparaat nodig om je iCloud-account te activeren, en dat is meteen het grootste nadeel van het systeem. Wel is het mogelijk om documenten te delen en gezamenlijk te bewerken, ook met Windows-gebruikers. Sterke punten: gebruiksvriendelijk; veel functionaliteiten; nagenoeg identiek aan versies voor de Mac en iPad/iPhone, vormgeving. Zwakke punten: Apple-apparaat nodig om account aan te maken; niet op alle browsers (Firefox wordt niet ondersteund) of systemen (sorry, Linux).
  • Office 365 is de abonnement-gebaseerde kantoorsoftware van het bekende Microsoft Office. Een Office-abonnement geeft u ook toegang tot Office 365 en vice versa, en u kunt bestanden in de cloud-ruimte (OneDrive) in beide openen en bewerken. Door mensen zonder abonnement kan de software alleen worden gebruikt om bestanden te bekijken.

Presentatiesoftware

  • Prezi is een andersoortig presentatiegereedschap dan Powerpoint en Keynote. Prezi gebruikt niet de dia-metafoor, maar presenteert een mindmap-achtige, associatieve structuur. Die onorthodoxe benadering heeft echter snel aanhangers gevonden en voor bepaalde typen presentaties kan het een uitkomst zijn. Sterke punten: gratis (met beperkingen); innovatieve, nieuwe benadering; intuïtieve en aantrekkelijke interface Zwakke punten: stevige leercurve; onorthodoxe presentatiemethode vereist uitleg.

Beeldbewerking

  • Voor eenvoudige beeldbewerking (het schalen, vergroten, verkleinen en uitsnijden van plaatjes) is ScaleYourImage.com zeer geschikt. De site werkt bovendien behoorlijk snel, en u kunt bestanden over en weer vertalen van .jpg naar .png, .bmp (!) en .gif. Uw bestand blijft een uur gratis op de server van ScaleYourImage.com staan. Een login is niet nodig en het gebruik van de site is geheel gratis.
  • Photoshop Express biedt momenteel waarschijnlijk de meest uitgebreide mogelijkheden voor het online bewerken van beeldmateriaal. Voor het gebruik heeft u een Adobe-abonnement nodig. Ten opzichte van de ‘gewone’ Photoshop zijn de mogelijkheden nogal beperkt, maar het volstaat zonder meer voor eenvoudige beeldbewerking. Sterke punten: veel bestandsformaten ondersteund; ook grote afbeeldingen kunnen worden bewerkt (tot 3000 pixels breed) Zwakke punten: behoorlijk snelle computer nodig; betrekkelijk beperkt.
  • Sumopaint. Is gebaseerd op de gebruiksomgeving van Photoshop, maar een stuk sneller dan Photoshop Express. Een abonnement waarbij illustraties kunnen worden opgeslagen is mogelijk, maar niet noodzakelijk voor het gebruik van Sumopaint. Sterke punten: snel; geen abonnement nodig • Zwakke punten: beperkte uitvoermogelijkheden (.jpg en .png), geen laagbestanden, werkt in flash.
  • Aviary is een eenvoudige en intuïtieve fotobewerker van Adobe. Sterke punten: veel mogelijkheden; aantrekkelijke en goed functionerende gebruiksomgeving • Zwakke punten: onwerkbaar op een oudere computer.

Bibliografieën

  • Zotero is een bibliografisch systeem dat op de wetenschappelijke markt is toegesneden, geheel gratis is en de laatste jaren een stormachtige ontwikkeling heeft doorgemaakt. Het past niet helemaal in deze lijst omdat het eigenlijk geen webapplicatie is, maar een plugin (hulpprogramma) van de webbrowser Firefox – het is dan ook niet binnen een andere browser te gebruiken. Momenteel wordt wel aan ‘standalone’, browser-onafhankelijke versies gewerkt. Sterke punten: zeer uitgebreid; voorbeeldige integratie met veel bibliografische standaarden; zeer goede import en export; breed ondersteund. Zwakke punten: niet honderd procent webgebaseerd; afhankelijk van Firefox; steile leercurve.
  • Bibme is in een beperkte versie gratis te gebruiken. Het invoeren van bibliografische gegevens is eenvoudig en kan zowel handmatig als door middel van een ‘scan’ gebeuren. Voor het uitvoeren van gegevens staat u een aantal standaarden ter beschikking (o.a. APA en Chicago MoS) die desnoods weer in andere programma’s (zoals Endnote) unnen worden ingevoerd. Omdat de organisatie achter de website geen commerciële doelen nastreeft, blijft de Bibme-omgeving vrijwel gevrijwaard van reclame en andere visuele afleiding. Sterke punten: goede invoer- en zoekopties; weinig visuele afleiding; gebruik van standaardformaten; goede handleiding • Zwakke punten: vereist enige gewenning; veel interactie met behulp van de muis.
  • De hoeveelheid visuele afleiding is meteen het grootste nadeel van EasyBib. Deze website is minder op academici gericht, maar biedt wel goede zoekmogelijkheden op bijv. ISBN- en ISSN-codes. Sterke punten: snel; standaard invoer- en uitvoerformaten; goede zoekmogelijkheden • Zwakke punten: veel afleiding; complexe gebruiksomgeving; niet primair gericht op academisch gebruik.

Overige applicaties

  • Agenda’s. Google Calendar vereist, evenals Google documenten, een (gratis) Google-abonnement, maar biedt zeer veel mogelijkheden. We maken er ook gebruik van in de agenda van het DWC. U kunt uw agenda bijhouden en synchroniseren met bijvoorbeeld Outlook of iCal (Mac), agenda’s delen om groepsafspraken te maken en terugkerende afspraken inplannen.
  • Tijdbalken. Met Timetoast kunt u tijdbalken maken en delen met anderen. Het is mogelijk om tekst en afbeeldingen in te voegen, maar de vormgevingsmogelijkheden zijn beperkt. Een inschrijving is nodig maar kost niets.
  • ‘Mindmaps’. Voor het maken van mindmaps (associatieve diagrammen) is Mindomo een goede – en uitgebreide – oplossing, die bovendien veel voorbeelden geeft. Voor eenvoudige (maar deelbare) mindmaps kunt u ook bij Mind42 terecht.
  • Enquêtes. Surveymonkey biedt mogelijkheden om, online, enquêtes af te nemen, de resultaten te analyseren en ze naar bijvoorbeeld SPSS uit te voeren. Het opstellen van zelfs een complexe enquête is een peuleschil. Er kunnen verschillende soorten vragen en vragenlijsten worden beantwoordt en er zijn weinig beperkingen in de gratis versie. Uitnodigingen voor enquêtes kunnen via e-mail worden verzonden of in een website geïntegreerd (‘embedded’). Een betaalde versie bevrijdt u van de reclame.
  • Printhulpjes. Met Printwhatyoulike kunt u pagina’s van een website afdrukken. Da’s niets revolutionairs, maar bijzonder is wel dat u die delen van de website die u niet wilt printen, kunt verwijderen. Vectormagic verandert bitmap-afbeeldingen zoals foto’s in lijntekeningen (handig als u een diagram wilt aanpassen die u alleen als jpg-afbeelding heeft, bijvoorbeeld).
  • Woordwolken. Wordle is een gereedschap om ‘word clouds’ te maken: een afbeelding waarin de meest voorkomende woorden in een tekst worden aangegeven naar grootte. Erg nuttig om in een oogopslag te zien waar de semantische nadruk binnen een tekst ligt.

Meer informatie en verantwoording

Een groot deel van de oorspronkelijke versie van deze lijst werd oorspronkelijk samengesteld op basis van Kramer, König en Van Kruysbergen, ‘Nooit meer installeren. Webtoepassingen, concurreren met lokale programma’s’, C’t Magazine voor computertechniek, januari-februari 2009. Een andere goede vindplaats van applicaties die voor historici nuttig kunnen zijn is het Center for History and New Media van George Mason University in Fairfax, Virginia, USA.